„Visi žinome
taisykles, kaip sukurti gerą įspūdį. Šypsokis. Užmegzk akių kontaktą. Tvirtai
spausk ranką. Pradėk lengvą pokalbį.
Tačiau visos tos
taisyklės išeina pro langą, kai patenkame į virtualų pasaulį. El. laiške
negalite užmegzti akių kontakto arba sugriebti kieno nors rankos, kai
skambinate Zoom. Ir lengva padaryti blogus įspūdžius, kuriuos sunku ištaisyti.
Pavyzdžiui, žmonės gali manyti, kad esate nemandagus arba abejingas, jei vaizdo
konferencijos metu nuolat naršote skirtukus arba rašote.
Vis dėlto gero
virtualaus įspūdžio sudarymas tampa svarbia daugelio darbų dalimi, nesvarbu, ar
tai būtų vaizdo konferencijos su pardavimų kontaktais ir pasaulinėmis
komandomis, ar net elektroninių laiškų siuntimas kolegoms už kelių kabinų. Vis
labiau mūsų karjera priklauso nuo to, kaip laikomės subtilių bendravimo
taisyklių ir užuominų aplinkoje, kurioje taisyklės nėra akivaizdžios.
Laimei, kaip atradau
per 124 mokslinių straipsnių apžvalgą su Hayley Blunden iš Amerikos
universiteto, virtualūs įspūdžiai gali būti tokie pat turtingi ir teigiami, lyg
stovėtumėte tame pačiame kambaryje – jei išvengsite kritinių spąstų, galinčių
pakenkti, jei kitas žmogus mano, kad jums nerūpi pokalbis.
Štai keletas
strategijų, kurios plačiai taikomos visiems, nesvarbu, ar esate naujas
praktikantas, ar Fortune 500 vadovas.
Sakyk per daug, o ne
per mažai
Darbo kontekste tyla
gali padaryti daug žalos. Jei tylėsite per vaizdo susitikimą arba ilgą laiką
kam nors nesiunčiate el. laiškų, jie gali daryti neigiamas prielaidas,
pavyzdžiui, manyti, kad darbas (ar jie) jums nerūpi.
Taigi, geriau klysti
sakant per daug, o ne per mažai. Stanfordo mokslininkai išsiaiškino, kad
verslo lyderiai, kurie nepakankamai bendrauja, buvo „beveik 10 kartų labiau
linkę“ būti kritikuojami, vertinant lyderystę, nei tie, kurie per daug bendrauja.
Lyderiai, kurie nesakė tiek daug, buvo laikomi mažiau kvalifikuotais ir mažiau
empatiškais.
Nesunku įsitikinti,
kad nekalbate per mažai. Interneto kameroje galite tiesiog retkarčiais
perfrazuoti kito asmens komentarus („Man patinka, kur tu eini su X...“), kad
parodytumėte, jog atkreipiate dėmesį.
Naudojant el. paštą,
gali tekti dažniau siųsti pastabas ar registracijas, pavyzdžiui: „Viską
peržiūrėsiu ir netrukus su jumis susisieksiu“. Būsite labiau įsitraukę ir
paliksite palankesnį įspūdį.
Nurodykite savo
pastangas
Per daug bendraujant
galima išvengti dar vienos spąstos: naudodami užrašus ar vaizdo įrašus žmonės
negali matyti, kaip sunkiai dirbate. Tai reiškia, kad jie pradeda manyti, kad
jūs nepakankamai sunkiai dirbate. Pavyzdžiui, vadovai kartais mano, kad
nuotoliniai darbuotojai yra mažiau produktyvūs, nei dirbantys biure.
Galite išspręsti šią
problemą, pateikdami žmonėms daug naujienų apie tai, ką darote. Užuot siuntę
klientui ar savo vadovui vieną savaitinį pranešimą apie jūsų pažangą, siųskite
trumpesnius, dažniau. Jūs ne tik aiškiai parodysite, kad dirbate visą dieną, o
ne atliekate visas jūsų užduotis prieš pat terminą, bet ir turėsite daugiau
galimybių dalytis žiniomis ir užmegzti santykius.
Greitis nėra
svarbiausias dalykas
Vis dėlto dalyvavimo
rodymas nereiškia, kad reikia itin greitai atsakyti į el. laiškus. Aštuoni tyrimai,
kuriuose dalyvavo daugiau, nei 4000, žmonių, parodė, kad el. pašto gavėjai
vidutiniškai pervertina, kaip greitai pranešimo siuntėjas tikisi, kad jie
atsakys.
Neigiamos reakcijos kyla, kai
užtrunka apie vieną dieną, o tam tikrose situacijose reikia reaguoti greičiau
(pvz., artėjant terminui arba iškilus neatidėliotinai problemai).
Pasirinkite jaustukų
akimirkas
Kaip ir aš, tam tikru
momentu, tikriausiai, atsidūrėte teksto ar el. laiškų mainų apie darbą viduryje
ir svarstote, ar nereikėtų pridėti jaustukų. Galbūt, bandote sušvelninti jūsų
parašytą kritiką arba parodyti susijaudinimą dėl kažkieno pasiekimų. Bet ar pataikysite
teisingą natą, ar atrodysite kvailai?
Tai priklauso nuo to,
ką bandote perteikti. Eksperimentų serija su dalyviais iš daugiau nei 30 šalių
parodė, kad jaustukų įtraukimas gali sudaryti įspūdį, kad esate mažiau
profesionalus, tačiau jų neįtraukus jūsų bendravimas gali būti šaltas.
Pavyzdžiui, jei norite, kad naujas pavaldinys jaustųsi laukiamas pirmojo
bendravimo metu, šypsenėlės ir šauktukai leis jums atrodyti lengviau pasiekiami
(jei ir ne tokie profesionalūs).
Kita vertus, jei
pokalbio metu norite padaryti įspūdį įdarbintojui, savo užrašuose nenaudokite
jaustukų.
Jei nesate tikri dėl
tinkamo požiūrio, pažiūrėkite į kitą pokalbio asmenį. Jei to asmens žinutėse
gausu šypsenėlių, tada pirmyn. Jei ne, neįtraukite jų.
Imituokite asmenį, su
kuriuo kalbatės
Pasinaudoję pokalbio
partnerio patarimais, galite sustiprinti virtualų įspūdį kitais būdais. Jeigu,
pavyzdžiui, jūsų viršininkas turi puodelį su užrašu, kad mama yra Nr. 1 savo fotoaparato rėmelyje, pavyzdžiui,
jums gali būti naudinga į biurą įtraukti keletą šeimos nuotraukų, kurios
matomos vaizdo įrašo fone. Jei asmuo, su kuriuo kalbate, vartoja neoficialią
kalbą ir pokalbio metu daro daug popkultūros nuorodų, galbūt, norėsite padaryti
tą patį.
Iki šiol atliktas
tyrimas parodė, kad apklaustųjų, kurie įtraukė signalus apie politinę
priklausomybę, panašią į jų pašnekovą, pvz., plakatą ant jų sienos su užrašu
„Išdidus demokratas / respublikonas“, buvo įvertinti, kaip daugiau, nei 13 %,
geresni pokalbio metu, nei kas nors signalizuoja ištikimybę kitai partijai. Tiesiog būkite
atsargūs, ypač šiomis dienomis, įtraukdami politiką į lygtį. Ir bet kuriuo
atveju naudokite „bendrų interesų“ strategiją tik tada, kai žinote kito asmens
interesus, kitaip galite padaryti daugiau žalos, nei naudos (pvz., kas nors, kas
nekenčia sporto, greičiausiai bus mažiau linkęs užmegzti stipresnį ryšį). su
jumis po to, kai jie pamatys, kad jūsų biuro fonas yra pilnas sporto
prisiminimų).
Paprasčiau tariant,
mums patinka (ir pasitikime) žmonėmis, kurie yra panašūs į mus, o kitų žmonių
pokalbio stilių mėgdžiojimas padeda sukurti pažįstamumo ir patikimumo įspūdį.
Vieno eksperimento
metu tyrėjai žiūrėjo į imituojamą darbo sutarties derybas per tiesioginius
pranešimus. Kandidatai ir verbuotojai, kurie užsiėmė kalbos mimika – vartojo
žodžius ir žargoną, panašius į kitą asmenį, jų
susitarimo sąlygos buvo geresnės daugiau, nei 30 proc.
Vaizdo įrašymas
tikrai gali pakenkti
Būkite atsargūs
naudodami kopiją ir nematomąją kopiją bei el. laiškuose – tai gali siųsti
neigiamus pranešimus, kurių neketinate. Pavyzdžiui, gali atrodyti gera idėja
reguliariai įtraukti savo vadovą į el. pašto grandines, kad jis ar ji būtų
informuotas apie projektus. Tačiau kiti grandinės nariai gali pradėti galvoti,
kad nepasitikite jais, ir tada blogiau galvoti apie jus.
JAV, JK ir Kinijos
darbuotojų tyrimai parodė, kad reguliarus vadovo nurodymas gali sumažinti per
pusę pasitikėjimo, kurį bendradarbiai jaučia siuntėju, laipsnį.
Be to, kiti tyrimai
parodė, kad el. pašto grąžinimo kvitai, nurodantys siuntėjui, kada el. laiškas
buvo atidarytas, gali sukelti neigiamų įspūdžių. Siuntėjui tai atrodo kaip
būdas sumažinti neaiškumą, ar pranešimas buvo gautas. Tačiau gavėjui skaitymo
kvitai atrodo, kaip privatumo pažeidimas.
Kai jausmai užplūsta,
praleiskite vaizdo įrašą
Vaizdo įrašas yra
puikus pasirinkimas, kai norite perduoti autentiškumą kitiems žmonėms. Tačiau
tai gali labai lengvai atsigauti emociškai įkrautose situacijose.
Atlikau tris tyrimus,
kuriuose išbandžiau bendravimą el. paštu, telefonu ir vaizdo įrašais, kad
susidarytų teigiamą autentiškumo įspūdį tokiose situacijose kaip blogų naujienų
perdavimas, derybos ar prašymas atlyginti atlyginimą.
Sužinojau, kad
bendravimo būdai, perteikiantys daug informacijos apie jūsų emocijas,
pavyzdžiui, vaizdo įrašai, yra veiksmingiausi, bet ir rizikingiausi.
Apsvarstykite tuos
virusinius atleidimo vaizdo įrašus, kuriuose vadovai galiausiai kalba apie tai,
kokie sunkūs buvo atleidimai jiems patiems. Jie bando atrodyti simpatiški, bet
dažniausiai perteikia visiškai priešingai, dažnai atrodo egocentriški ir
nerūpestingi.
Arba pagalvokite apie
vaizdo skambutį, kad pasveikintumėte darbuotoją su paaukštinimu. Vienas iš jo
bendradarbių pajunta tam tikrą dvilypumą – tarkime, tas žmogus taip pat
pretendavo į šį darbą – ir netyčia susiraukia grimasose. Toks atviras žvilgsnis
gali sudaryti blogesnį įspūdį, nei visai nepasveikinti bendradarbio.
Tokiais atvejais gali
būti geriau pasirinkti garsą: telefono skambučiai ar vaizdo įrašai su
išjungtomis interneto kameromis atrodo kur kas daugiau pastangų, nei el. laiškas
ar tekstas, tačiau slepia neverbalines reakcijas.
Tačiau jei turite
naudoti el. paštą, yra būdų, kaip padaryti, kad jis atrodytų emociškai
autentiškesnis. Pvz., pateikite priežastį, kodėl pasirinkote užrašą, o ne
skambutį ar vaizdo pokalbį („Turėjau jums parašyti el. laišką, kai tik
išgirdau, nes labai džiaugiuosi dėl jūsų, bet tikrai noriu daugiau pasikalbėti
vėliau“.) . Tačiau kasdienėms žinutėms, kurios nėra ypač sudėtingos ar
emocingos, paprastai nėra jokių neigiamų aspektų, siunčiant paprastą pastabą,
kuri yra vien verslas.
Jei manote, kad
strateguoti dėl visų šių veiksnių yra nepaprastai sunku, yra keletas gerų
naujienų: kai bendraujate su ilgamečiais bendradarbiais, pasirinkimas, kurį
režimą naudoti ir kaip bendrauti, yra mažiau svarbus. Jūsų bendravimo
partneriai jau susidarė apie jus savo įspūdžius ir bus mažiau tikėtina, kad
neteisingai interpretuos jūsų virtualų bendravimą. Taigi, pasirinkus el. paštą,
mažiau tikėtina, kad jie pablogins jūsų suvokimą net ir emocinio krūvio metu.
---
Andrew Brodsky yra
vadybos docentas Teksaso universitete Ostine ir būsimos knygos „PING: sėkmingo
virtualaus bendravimo paslaptys“ autorius. Su juo galite susisiekti adresu
reports@wsj.com.“ [1]