Samdote išorinę finansų valdymo įmonę? Turite žinoti ir privalumus, ir trūkumus

Reklama

"Daugeliui įmonių vadovų planuojant ateinančių periodų biudžetą kyla klausimas, ar verta finansų valdymo funkciją (panašiai kaip IT aptarnavimo funkciją) turėti įmonės viduje. Šį klausimą dar dažniau kelia jauni vadovai, kurie jau spėjo įsitikinti plonų ir lanksčių organizacijų privalumais.

 

Šiuolaikinės verslo organizacijos yra priverstos konkuruoti dinamiškose rinkose, kuriose nuolat atsiranda naujų galimybių, pvz., netradicinių finansavimo šaltinių, tačiau tuo pačiu kyla ir naujų reikalavimų, pvz., keičiantis finansų apskaitos ar darbo užmokesčio reguliavimui. Tam, kad įmonės neatsiliktų nuo šių rinkos tendencijų, būtina specializacija, kurią, turint vieną ar kelis apskaitos specialistus, įmonei yra labai sudėtinga užtikrinti. Ši situacija ypač paaštrėja įmonei plečiant pardavimo kanalus ar geografiją. Tuomet net ir turimų resursų nepakanka ir įmonė susiduria su problemomis – iškyla poreikis susipažinti su kitoje valstybėje galiojančiais įstatymais, apskaitos reikalavimais ir pan. Tai pareikalauja daug vadovų dėmesio, užuot susitelkus  į verslo plėtrą.  Tuomet, kartais kiek pavėluotai, ir kyla tas esminis klausimas: ką daryti – auginti kompetenciją viduje ar perduoti finansų valdymo funkciją specializuotai įmonei.

 

Žemiau pateikiame pagrindinius privalumus ir trūkumus, su kuriais verslo vadovai gali susidurti, jei savo finansų valdymą patikėjo išoriniams partneriams.

 

Privalumai:

 

1.       Užtikrinamas nenutrūkstamas finansų valdymo procesas. Visi įmonės darbuotojai, taip pat ir finansų specialistai, turi kasmet atostogauti, jie kartais suserga, išvyksta mokytis, palieka darbovietę ir t.t. Tokiais atvejais įmonei tenka nuolat ieškoti, kas galėtų juos pavaduoti ar pakeisti. Samdant išorinius partnerius, kuriuose dirba dešimtys aukštos kvalifikacijos finansininkų ir kitų sričių specialistų (pvz., teisės ir mokesčių konsultantų), tokių problemų nekyla – klientams priskiriama komanda, kurioje žmonės laisvai pavaduoja vienas kitą.

 

2.       Užtikrinama aukšta kvalifikacija. Išorinis finansų valdymo partneris užtikrina savo darbuotojų kvalifikacijos kėlimą, atitikimą įstatymų reikalavimams, organizuoja jiems vidinius mokymus. Mažų ir vidutinio dydžio įmonių vadovams tai užtikrinti yra sudėtinga.

 

3.       Konfidencialumo užtikrinimas. Dirbant su išoriniu partneriu yra lengviau išlaikyti tokią informaciją, kaip darbo užmokestis, bonusai, papildomas skatinimas ar darbuotojų asmeniniai duomenys, konfidencialumas. Išoriniai finansų valdymo partneriai paprastai naudojasi pažangiomis informacijos apsaugos sistemomis ir sutartimis įsipareigoja šią informaciją saugoti. 

 

4.       Dirbant su išoriniais partneriais iš anksto galima iškelti reikalavimus įvairesnėms kompetencijoms – pvz., išmanyti Baltijos ar Skandinavijos šalių teisinę aplinką ir apskaitos standartus, dirbti su klientui reikiamomis apskaitos ar verslo valdymo programomis arba turėti specialių žinių, pvz., apskaitos vykdymas dirbant LEZ zonose. Priklausomai nuo poreikio arba iškilus specifinėms situacijoms, išorinis partneris įmonę aptarnaujančią komandą papildo reikiamais specialistais.

 

5.       Efektyvesnis veiklos sąnaudų ir rizikų valdymas. Įsigyti apskaitos ar verslo valdymo programą yra pakankamai brangus sprendimas. Didžiosios įmonės gali skirti resursų įvertinti rinkoje egzistuojančius sprendimus, juos pritaikyti savo įmonės procesams, sistemas įsidiegti ir vėliau jas palaikyti, tačiau tam reikia turėti pakankamai skirtingų aukštos kvalifikacijos specialistų. Vienam iš jų palikus įmonę, atsiduriama sudėtingoje padėtyje, kuomet procesai sustoja. Naujam specialistui įvesti ir apmokyti taip pat prireiks laiko, per kurį paprastai pasitaiko žmogiškųjų klaidų ir išauga kitų rizikų tikimybė.

 

 Trūkumai:

 

1.       Nėra finansininko, kuris „visada šalia“. Lietuvoje vis dar paplitusi praktika – samdyti „nuosavą“ buhalterį, kasdien pasirodantį biure ir galintį iškart įsitraukti į klausimų sprendimą, kai tik tokių iškyla. Samdant išorinius finansų valdymo partnerius jūsų įmonę aptarnaus grupė specialistų, kurie teiks konsultacijas nuotoliniu būdu. Tokiu atveju įmonės vadovas praras dalį kontrolės jausmo, kurį turėtų galėdamas bet kada užeiti į finansininko kabinetą su konkrečia užduotimi ar klausimu.

 

2.       Papildomus darbus, kuriuos anksčiau pavesdavote buhalterijai, teks atlikti kitiems įmonės darbuotojams. Nedidelėse įmonėse buhalterijos darbuotojai dažnai atlieka papildomus darbus, pvz., rengia darbo sutartis, atostogų įsakymus, tvarko darbuotojų sveikatos draudimo klausimus, rūpinasi kompiuterių užsakymu naujiems darbuotojams, nuperka gėlių ar vaišių ir pan. Jei finansų valdymą patikėjote išoriniams partneriams, tokiems finansininko kompetencijos nereikalaujantiems darbams turėsite surasti žmogų įmonės viduje. Paprastai tokios užduotys patikimos biuro administratoriams.

 

3.       Perleidus įmonės apskaitą išorinei įmonei reikės labai tiksliai susitarti dėl darbų apimties. Apimčiai keičiantis, reikės sudaryti papildomus susitarimus, o už papildomus darbus turėsite papildomai mokėti. Turint „nuosavą“ buhalterį, susitarimas dėl papildomų darbų įprastai nėra formalizuojamas ir papildomi kaštai tiesiogiai nekyla.

 

4.       Vidinis įmonės finansininkas geriau nei bet kas kitas žinos jūsų įmonės vidinius procesus ir jūsų įmonės apskaitą. Išoriniam buhalteriui prireiks laiko įsigilinti, tačiau jis turės patirties su ne viena jūsų sektoriaus įmone ir turės kolegų, kurie, tikėtina, bus jūsų įmonėje kylančius klausimus sprendę ne vieną kartą kitose įmonėse, todėl turės platesnės patirties.

 

 Apibendrinant vertėtų akcentuoti, kad prieš priimant sprendimą dėl išorinio partnerio samdymo verta detaliai paskaičiuoti, kokių kompetencijų specialistų ir kiek reikia įmonei. Samdant vidinius darbuotojus, būtina paskaičiuoti ne tik jų darbo užmokestį, fizinės darbo vietos kainą, mokymus, skatinimus ir pan., tačiau ir įvertinti rizikas iškylančias tada, kai tų darbuotojų netenkama, bei alternatyvius kaštus, kylančius neišnaudojant rinkos teikiamų efektyvumo privalumų.

 

Jei aukšto lygio finansininko kompetencijas galite visiškai išnaudoti įmonėje, geriau samdyti vidinį žmogų. Tačiau, jei reikia aukštų kompetencijų skirtingose srityse (pvz., mokesčių, teisės, reguliavimo klausimais), gali būti naudingiau dirbti su išoriniais partneriais.

 

Komentaro autorius – Povilas Sadaunykas, „Leinonen Lietuva“ generalinis direktorius."