"Aš naudoju Microsoft Word ir Excel ketvirtį amžiaus. Taigi, norėdamas pasinaudoti šia "specialybe", neseniai laikiau "LinkedIn" kvalifikacijos egzaminus, kurie būtų suteikę įgūdžių ženklelius mano profiliui svetainėje.
Man juos išlaikyti nepavyko. Pasirodo, aš naudoju tas pačias pagrindines funkcijas ir neištyriau pažangių funkcijų, kurios būtų galėjusios pagerinti mano darbo kokybę, sutaupyti laiko ar abiejų.
Aš ne vienas. Praėjusį rudenį „Gartner“ apklausoje, kurioje dalyvavo beveik 5000 darbuotojų visame pasaulyje, tik 20 % apibūdino save, kaip savo darbe naudojamų technologijų ekspertus. Nors atsiranda naujų technologijų (labas, ChatGPT), darbe vis dar dominuoja tokios patikimos programos, kaip Word, Google Docs, PowerPoint ir Gmail. Štai kodėl labai svarbu išmokti jas geriau naudoti.
Bet kuri programa gali turėti šimtus funkcijų, tačiau kai kurios iš jų suteikia didelių privalumų. Apklausėme pačius programinės įrangos kūrėjus ir internetinius instruktorius (Garricką Chow iš LinkedIn Learning, Christopherį Hui iš Springboard ir Lin Yue iš Coursera ir Macquarie Business School), kad surastume geriausius įrankius šešiems programų tipams: tekstų rengyklėms, skaičiuoklių programoms, pristatymų programinė įranga, el. pašto programos, susitikimų programos ir vaizdo konferencijų programos. („Microsoft“ instrukcijos skirtos internetinėms „Microsoft 365“ programos versijoms, išskyrus atvejus, kai tai nurodyta.)
Štai keletas geriausių jų pasiūlymų.
Kurkite protingesnius dokumentus
Nesvarbu, ar tai trumpas atmintinė, ar išsami ataskaita, daug laiko praleidžiame, kurdami dokumentus teksto rengyklėse, pvz., Microsoft Word ir Google Docs. Štai kaip tai padaryti lengviau.
-- Kalbėkite, o ne spausdinkite („Word“, „Docs“): galite sutaupyti klavišų paspaudimus, diktuodami tekstą. („Word“ spustelėkite Pagrindinis > Diktuoti; Dokumentuose spustelėkite Įrankiai > Rašymas balsu.) Internetinė „Word“ versija (bet ne „Dokumentai“) taip pat gali perrašyti garso failus, tarkime, iš susitikimų ar balso atmintines telefone, taip sutaupant pinigų už transkripcijos paslaugas.
– Nustokite rašyti tą patį tekstą („Word“): „Word“, skirta „Windows“ (ne „Mac“ ar prisijungus), leidžia išsaugoti dažnai naudojamo teksto fragmentus (pvz., ataskaitoje esantį teisinį atsisakymą), kad galėtumėte įterpti, kai tik reikia. (Skirtuko Įterpimas grupėje Tekstas spustelėkite Greitos dalys, kad išsaugotumėte naują tekstą arba pasirinkite iš jau išsaugotų fragmentų, kuriuos norite įterpti.)
-- Supažindykite skaitytojus su turiniu (Word, Docs): Turinys leidžia skaityti ilgesnius dokumentus daug lengviau. „Word“ ir „Dokumentai“ gali juos generuoti automatiškai, jei į dokumentą įdedate skyrių antraštes, kad pažymėtumėte skyrių ar kitų teksto dalių pradžią.
Pirmiausia suformatuokite jūsų dokumento skyrių antraštes, kaip tinkamą antraštės tekstą. (Paryškinkite tekstą ir „Word“ spustelėkite „Pagrindinis“ ir išskleidžiamajame meniu „Stiliai“ pasirinkite iš antraščių stilių; „Dokumentuose“ spustelėkite, įrankių juostoje esantį, išskleidžiamąjį meniu, kuriame numatytasis „Įprastas tekstas“, kad pasirinktumėte antraštės stilių.) Iš ten nurodykite programoms. naudoti šias antraštes turiniui sukurti. („Word“ spustelėkite Nuorodos > Įterpti turinį; Dokumentuose spustelėkite Įterpti > Turinys.) Dokumentai taip pat gali automatiškai generuoti trumpą dokumento santrauką. (Spustelėkite Rodyti > Rodyti kontūrą.)
-- Įveskite pagrindinę informaciją (Dokumentai): „Google“ išmanusis drobės įrankis susieja informaciją iš kitų „Google“ produktų ir viso žiniatinklio į darbo vietos programinę įrangą. Dokumentuose išmanioji drobė leidžia į dokumentą įterpti įvairių elementų. (Įveskite simbolį „@“ ir peržiūrėkite iškylantįjį meniu, kuriame pateikiami tokie elementai, kaip šiandienos data, nuoroda į kažkieno kontaktinę informaciją, nuorodos į failus ar kalendoriaus įvykius; arba dokumentų, pvz., susitikimo užrašų, šablonus, kuriuose yra tokia informacija, kaip kaip data ir dalyviai, iš įvykių kalendoriuje).
-- Atsikratykite puslapių ribų (Dokumentai): Nors tekstų rengyklės atsirado, kaip įmantrios rašomosios mašinėlės, dauguma dokumentų šiandien niekada nepatenka į popierių ir jiems nereikia puslapių lūžių indikatorių. Galite jų atsisakyti įgalinę rodinį be puslapių. (Spustelėkite Failas > Puslapio sąranka > Be puslapių.)
Gaukite įžvalgų iš skaičiuoklių
Skaičiuoklės gali parodyti daug daugiau, nei pagrindinės statinės informacijos lentelės. „Microsoft Excel“ ir „Google“ skaičiuoklės taip pat turi duomenų vizualizavimo ir analizės galimybes.
-- Automatiškai paryškinkite reikšmes („Excel“, „Sheets“): tarkime, kad stebite produktų pardavimo apimtį. Galite gauti greitą apžvalgą, naudodami sąlyginį formatavimą, kuris paryškina langelius skirtingomis spalvomis pagal jų vertę – tarkime, nuo mažų skaičių sodriai raudonai iki didelių skaičių ryškiai žaliai. (Pažymėkite langelius, kuriuos norite analizuoti, ir programoje „Excel“ spustelėkite Pagrindinis puslapis > Sąlyginis formatavimas > Spalvų skalė; „Sheets“ spustelėkite Formatas > Sąlyginis formatavimas.)
– Gaukite pasiūlymų dėl vaizdų („Excel“): norint atlikti sudėtingesnę analizę, „Microsoft“ duomenų analizės įrankis (anksčiau vadintas „Idėjomis“) siūlo įvairius būdus, kaip analizuoti ir kurti pasirinktų duomenų grafiką, pavyzdžiui, kurti įvairias diagramas ir grafikus. (Spustelėkite Pagrindinis puslapis, tada piktogramą Analizuoti duomenis, kuri atrodo kaip mažas didinamasis stiklas skaičiuoklės viduje.)
Sukurkite dailius skaidrių rinkinius
„PowerPoint“ ir „Google“ skaidrių grafiniai įrankiai tapo sudėtingesni, kaip ir žiūrovų lūkesčiai. Jei neturite laiko ar noro tapti dizaino mėgėju, abi programos gali sukurti pristatymus už jus.
– Klauskite išdėstymo pasiūlymų („PowerPoint“, „Slides“): „PowerPoint“ ir „Slides“ gali pasiūlyti akį traukiančius teksto ir vaizdų, kuriuos pridedate prie neapdorotų skaidrių, maketus, įskaitant fono raštus, vaizdus, šriftus ir teksto laukelius. Pradėkite atidarydami atitinkamus įrankius. („PowerPoint“ spustelėkite Pagrindinis puslapis ir dizainerio piktogramą, ant kurios yra žaibas; Skaidrėse spustelėkite Įrankiai > Naršyti, kad slinktumėte siūlomų dizainų galerijomis.) Tada pradėkite pildyti teksto laukelius ir vilkti vaizdus ir stebėkite siūlomus dizainus, kurie rodomi kiekvienos programos dešinėje.
– Gaukite automatinę grafiką („PowerPoint“, „Slides“): vaizdų generatoriai gali pasiūlyti grafinius duomenų ir teksto vaizdus, pvz., laiko juostą arba organizacijos diagramą. Internetinėje „PowerPoint“ ir „Slides“ versijoje pirmiausia pasirinksite grafinį stilių. („PowerPoint“ spustelėkite Įterpti > „SmartArt“; skaidrėse spustelėkite Įterpti > Diagrama. Pasirinkite norimą stilių ir konkretų grafiką.) „PowerPoint“ turi tam tikrą galimybę interpretuoti tekstą, pavyzdžiui, atpažinti, kad įvykių sąrašas yra laiko juosta. - ir iš anksto užpildykite teksto laukelius. „Slides“ yra labiau rankinis atskirų langelių pildymo procesas.
Sutvarkykite gautuosius
Nors komandos bendravimo programos, pvz., „Slack“ (kurią netrukus pasieksime), pradėjo gerai veikti, el. paštas išlieka labai svarbus, ypač bendraujant su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų įmonei. Tuo pačiu metu pašto dėžutės tapo sudėtinga labai svarbių ir visiškai nereikšmingų pranešimų rinkiniu, tačiau yra būdų, kaip juos tvarkyti efektyviau.
- Filtruokite pranešimus pagal temą ir svarbą (Outlook, Gmail): per lengva praleisti svarbų el. laišką ir pernelyg nuobodu juos visus pateikti. Išvenkite abiejų problemų kurdami taisykles, naudodami tokius kriterijus kaip siuntėjas arba subjektas, kad atliktumėte tokius veiksmus, kaip laiškų surašymas į aplankus arba perkėlimas į gautųjų viršų. („Outlook“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pranešimą ir spustelėkite Išplėstiniai veiksmai > Kurti taisyklę; „Gmail“ spustelėkite žymės langelį šalia pranešimo, spustelėkite trijų taškų piktogramą lango viršuje, dešinėje ir pasirinkite Filtruoti tokius pranešimus.)
-- El. laiškus paverskite darbais (Outlook, Gmail): į daugybę el. laiškų reikalaujama atsakymo, tačiau netvarkingi gautieji sudaro niūrų darbų sąrašą. Vietoj to, perkelkite juos į tinkamą kontrolinio sąrašo programą. („Outlook“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pranešimą, tada spustelėkite Išplėstiniai veiksmai > Kurti užduotį; „Gmail“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką ir spustelėkite Pridėti prie užduočių.) Šiuos elementus galite rasti „Microsoft To Do“ programoje, esančioje kairėje šoninėje juostoje arba „Google Tasks“ programoje dešinėje šoninėje juostoje.
– Stebėkite svarbius el. laiškus („Outlook“, „Gmail“): Kitas būdas išlaikyti el. laiškus matomus – juos „prisegti“, kad jie liktų gautųjų viršuje. („Outlook“ užveskite pelės žymeklį virš pranešimo ir spustelėkite smeigtuko piktogramą dešinėje; „Gmail“ spustelėkite žvaigždės piktogramą, esančią pranešimo kairėje, spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame programos kampe, slinkite žemyn iki Gautųjų tipas ir spustelėkite Pirmiausia pažymėta žvaigždute.) „Gmail“ taip pat galite nustatyti, kad el. laiškas ateityje būtų rodomas gautųjų viršuje. (Užveskite pelės žymeklį virš pranešimo ir dešinėje spustelėkite laikrodžio piktogramą „Snausti“, tada pasirinkite laiką, kada jis bus grąžintas.)
Geriau bendradarbiauk
Jūsų el. laiškų antplūdis – ypač gausybė atsakymo į visus pranešimus – gali būti dar blogiau, jei ne bendradarbiavimo pokalbių programos, tokios kaip „Microsoft Teams“ ir „Salesforce's Slack“. Tačiau šios programos siūlo daug daugiau, nei grupiniai pokalbiai.
– Į pokalbį įtraukite kitas programas („Teams“, „Slack“): „Teams“ ir „Slack“ integruojami su šimtais programų, kurias bendradarbiai gali pasiekti tiesiogiai, pvz., bendradarbiauti, naudodami „Excel“ skaičiuoklę, įterptą „Teams“ pokalbio lange, arba naršyti „Google“ disko failus ir aplankus. iš Slack vidaus. („Teams“ pasiekite programas, pvz., „Word“, spustelėdami komandą arba pokalbį, tada spustelėkite „+“ ženklą viršutiniame dešiniajame kampe, kad ieškotumėte programos. Pasiekite saugyklą debesyje, pvz., „Google“ diską arba „Dropbox“, spustelėdami failų piktogramą kairėje pusėje, tada spustelėkite Pridėti saugyklą debesyje. Slack spustelėkite programos mygtuką kairiosios srities viršuje. Gali tekti pirmiausia spustelėti mygtuką Daugiau, kad patektumėte į programas.)
– Perkelkite svarbius pranešimus į viršų („Teams“, „Slack“): kaip ir el. pašto programose, taip pat galite „prisegti“ svarbius pranešimus bendradarbiavimo programų viršuje. (Užveskite pelės žymeklį virš pranešimo ir spustelėkite trijų taškų piktogramą „Daugiau“. Komandose spustelėkite Prisegti, o „Slack“ spustelėkite Prisegti prie kanalo.)
-- Išvalykite kanalus („Slack“): „Slack“ leidžia suskirstyti įvairias komandas, projektus ar pokalbius į kanalus. Norėdami sumažinti netvarką, mokamų planų vartotojai gali grupuoti kanalus į skyrius. (Kairėje šoninėje juostoje spustelėkite Kanalai > Kurti > Kurti skiltį, pridėkite pavadinimą ir vilkite į ją kitus kanalus.) Bet kurio plano naudotojai gali sukurti šoninės juostos skyrių, kuriame būtų rodomi tik neskaityti pranešimai (viršuje dešinėje spustelėkite savo profilio nuotrauką, tada – „Nuostatos“). > Šoninę juostą ir pažymėkite laukelį šalia Neskaityti.)
Organizuoti vaizdo konferencijas
Nors „Slack“, „Teams“ ir „Google Meet“ teikia videokonferencijas, tik Zoom tapo veiklos veiksmažodžiu. Net jei jūsų įmonė naudoja kitą platformą, jums vis tiek gali prireikti „Zoom“ žmonėms už įmonės ribų. Ir „Zoom“ turi keletą funkcijų, kurios supaprastina procesą.
-- Pašalinkite planavimo pragarą: eiti pirmyn ir atgal nustatyti susitikimo laiką gali būti varginantis. Vietoj to naudokite mastelio keitimo planuoklį (už kurį reikia mokėti papildomą mokestį), kad sukurtumėte tinklalapį, kuriame žmonės galėtų užsiregistruoti vienam iš jūsų galimų laikotarpių. (Svetainėje spustelėkite Mano paskyra viršutiniame dešiniajame kampe, tada kairėje šoninėje juostoje spustelėkite Planuoklis.)
– Gaukite susitikimo santrauką: neturite susitikimo užrašų? Naujoji „Zoom IQ Meeting Summary“ funkcija gali parengti santrauką ir pasiūlyti veiksmus po susitikimo. Šiuo metu ji yra nemokama bandomoji versija Zoom Pro ir naujesnėms paskyroms; „Zoom“ nepasakė, kada jis pradės reikalauti mokesčio ar kiek. (Mastelio keitimo žiniatinklio portale spustelėkite Mano paskyra. Kairėje šoninėje juostoje spustelėkite Paskyros valdymas > Paskyros nustatymai, tada spustelėkite skirtuką Susitikimas. Slinkite keliais puslapiais žemyn iki Susitikime (išplėstinė) ir spustelėkite jungiklį šalia Susitikimo suvestinė su Mastelio IQ.)“ [1]
1. C-Suite Strategies (A Special Report) --- The Hidden Talents of Your Office Software: You may think you know all there is to know about Microsoft Word, Google Docs, Excel, PowerPoint, Gmail, Outlook and other apps. But you probably don't. Captain, Sean. Wall Street Journal, Eastern edition; New York, N.Y.. 31 July 2023: R.8.
Komentarų nėra:
Rašyti komentarą