Technologiniai įgūdžiai, kuriuos šiandien turėtų įsisavinti kiekvienas darbuotojas

„Šiandieninėje darbo vietoje vien tik „Word“ ir „Excel“ pagrindų išmanymas nepakankamas.

 

     Analitinių, organizacinių ir komunikacijos technologijų sprogimas keičia kiekvieną biuro darbo aspektą. Nesvarbu, ar žmonės dirba pardavimų, rinkodaros, projektų valdymo, dizaino ar daugelyje kitų sričių, darbdaviai tikisi, kad jie manipuliuos ir analizuos duomenis bei sujungs juos į aptakius pristatymus. Kadangi darbas nuotoliniu būdu tapo norma, žmonės turi žinoti pažangias internetinio bendradarbiavimo funkcijas.

 

     „Nėra diskusijų, ar technologijos yra ne tik įgalinančiosios priemonės, bet ir iš tikrųjų yra sutrikimų, pokyčių, vertės organizacijose variklis“, – sako Kolumbijos verslo mokyklos dekanas Costis Maglaras. "Ir dėl to [reikia] turėti tam tikrų pagrindinių žinių, kurias žmonės turi atsinešti, net jei patys nesiruošia būti technologais."

 

     Techninių tyrimų ir konsultacijų įmonės „Gartner“ 2022 m. skaitmeninių darbuotojų apklausa parodė, kad vidutinis biuro darbuotojas savo darbe naudoja 11 programų, o 17 % – 16 ar daugiau programų.

 

     Kai kurių iš šių įgūdžių galima išmokti dirbant. Tačiau daugelis darbdavių tikisi, kad darbuotojai bus įgudę, dažnai naudodami specifines, garsias, programas, sako Julia Pollak, internetinės darbo rinkos „ZipRecruiter“ vyriausioji ekonomistė.

 

     Taigi, kokių technologijų įgūdžių šiandien reikia biuro darbuotojams ir kokias programas jie turi žinoti, kad galėtų atlikti darbą? Prašėme tai išaiškinti darbdavių, personalo agentūrų, konsultantų, pedagogų ir kt.

 

     Įmonės generuoja vis daugiau duomenų apie pardavimus, produktyvumą ir kitus verslo aspektus. Ir jos tikisi, kad darbuotojai greitai dirbs su programine įranga, kuri supranta visus šiuos skaičius.

 

     „Microsoft Corp.“ „Power BI“ ir „Salesforce“ priklausanti „Tableau“ tapo pirmaujančiomis duomenų vizualizavimo programomis, sako „Gartner“ analitikas Joe Mariano. 

 

Pavyzdžiui, kursas „Power BI Essential Training“ buvo 13-as populiariausias „LinkedIn Learning“ pasiūlymas 2022 m.

 

     Nurodydami ir spustelėdami bei kai kuriuos automatizuotus AI pasiūlymus, darbuotojai gali sujungti kelis duomenų šaltinius, pvz., skaičiuokles, duomenų bazes ar santykių su klientais valdymo programinę įrangą, ir paversti juos diagramomis ir kita grafika. Vadovai gali matyti, kaip pardavimai pasiskirsto pagal regioną, mėnesį, metus ar atskirus pardavėjus. Miesto planuotojai gali sudaryti žemėlapius, rodančius žmonių srautą mieste per dieną.

 

     Tačiau vis tiek labai svarbu išmanyti tradicinę programinę įrangą, pvz., „Microsoft Excel“ ir „Google Sheets“ iš „Alphabet Inc.“ „Google“, sako „LinkedIn“ karjeros ekspertė Catherine Fisher. Be įprastų užduočių, sako „ZipRecruiter“ ponia Pollak, darbuotojai turi žinoti pažangias funkcijas, pvz., suvestines lenteles, leidžiančias tradicinėms skaičiuoklėms atlikti kai kuriuos veiksmus, kuriuos atlieka „Power BI“ ar „Tableau“, pvz., automatiškai kurti ataskaitas ar grafiką, lyginant poaibius duomenis, išgautus iš skaičiuoklių.

 

     Tiesą sakant, „LinkedIn Learning“ klasė Nr. 2 buvo „Excel“, o „Excel“ sudaro šešis iš 10 geriausių biuro produktyvumo įgūdžių, kurių žmonės mokosi internetinėje mokymosi platformoje „Udemy“. Skaičiuoklių programos, nesvarbu, ar tai būtų „Microsoft“, ar „Google“, buvo vieni geriausių įgūdžių, kuriuos „LinkedIn“ nariai įtraukė į savo profilius praėjusiais metais, sako ponia Fisher.

 

     Kartu su „Excel“ ar „Sheets“ darbuotojais labai svarbu žinoti ir kitas tradicines biuro programas – pavyzdžiui, „Word“ arba „Google“ dokumentus, „PowerPoint“ arba „Google“ skaidres“, – sako Art Markman, Teksaso universiteto tęstinio ir profesinio mokymo viceprostas. Ostinas. Tačiau vėlgi, darbdaviai nori ne tik, kad žmonės žinotų pagrindinius, kaip sukurti dokumentą ar skaidrių rinkinį – jie tikisi, kad darbuotojai žinotų pažangias programų funkcijas.

 

     „Dabar žmonės tiesiog turi didesnių lūkesčių, gavę dokumentą ar denį“, – sako M. Pollak. "Jie nori, kad tai pasakytų įtikinamą istoriją. Jie nori, kad ji atrodytų profesionaliai." Pristatyme tai gali reikšti animacijos pridėjimą, kad iliustruotų tašką, o ne tik statinius vaizdus. Apdorojant tekstą, darbdaviai gali norėti išplėstinio formatavimo, pvz., susieti dokumentų skyrius, sako M. Pollak, taip pat susipažinti su bendradarbiavimo funkcijomis, tokiomis, kaip bendrinimas ir komentavimas.

 

     „Vienas iš didžiausių dalykų, kurį žinojau, kad turiu sustiprinti, buvo mano pristatymo įgūdžiai“, – sako Melissa Barron, 2022 m. Teksaso universiteto Ostine magistrantūros absolventė, dirbanti bakalėjos milžinės H-E-B strategijos srityje. Tam reikia sukurti daug sudėtingų „Microsoft PowerPoint“ denių su pažangiomis funkcijomis, įskaitant vaizdo įrašus ir pasirinktines spalvas. Ji kartais kreipiasi į internetinę dizaino programą „Canva“, kurdama grafikos.

 

     Nuo pandemijos atsirado nuotolinių susitikimų organizavimo įrankiai, pvz., Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ir Salesforce Inc. Slack. Tačiau daugelis biuro darbuotojų žino tik šių programų užuomazgas.

 

     „Kai konkrečiai žiūrime į „Microsoft Teams“, žmonės naudoja  pokalbius ir susitikimus, jokių problemų“, – sako p. Mariano. „Jie nesinaudoja pažangiausiomis paslaugomis“, pvz., kanalais diskutuoti konkrečiomis temomis ar projektams komandoje. Darbuotojai taip pat turi žinoti, kaip susieti kitas programėles su šioms susitikimų programoms, sako jis, kad jie galėtų bendrinti failus ir valdyti projektus.

 

     Be to, darbdaviai nori, kad žmonės žinotų pažangias vienos garbingiausių komunikacijos programų – el. laiškų tvarkymą, pvz., sąrašų tvarkymą, masinių laiškų siuntimą ir veiksmingų temų eilučių rašymą, yra dar vienas geriausias „LinkedIn“ profilių įgūdis. Bendravimas yra svarbiausias „ZipRecruiter“ įgūdžių indekso įgūdis, o „Microsoft Outlook“ užima 20 vietą.

 

     Organizacinės ir planavimo programos palengvina darbo koordinavimą, naudojant tokias funkcijas kaip užduočių valdymas, laiko sekimas ir bendrinimas failais.

 

     Pavyzdžiui, rinkodaros įmonė gali automatizuoti darbo eigą, kad vienam asmeniui atlikus užduotį, kitas asmuo būtų automatiškai įspėjamas. Šios programos susiejamos su kitomis programomis ir paslaugomis, pvz., „Google“ disku, kad darbuotojai galėtų pasiekti atitinkamus dokumentus tiesiogiai iš valdymo programinės įrangos. Be to, jie gali sekti laiką, praleistą kiekvienai užduočiai atlikti, kad įvertintų produktyvumą arba nustatytų klientų atsiskaitymą.

 

     Pavyzdžiui, ponia Barron naudoja projektų valdymo programinę įrangą Asana; žinios apie programą buvo vienas iš techninių įgūdžių, dažniausiai įtrauktų į „LinkedIn“ profilius 2022 m. Atlassian valdoma planavimo programinė įranga „Trello“ taip pat buvo sąraše. Kitos populiariausios programėlės, anot P. Mariano, apima ClickUp ir Smartsheet. „Credly“ teigimu, projektų valdymas yra penktas pagal populiarumą technologijų sertifikatas – paslauga, kurią internetinio mokymo paslaugų teikėjai naudoja savo skaitmeninių kredencialų programoms valdyti.

 

     Kad ir kokia būtų bet kokia programinė įranga, naudojant ją vis tiek reikia daug kur nukreipti ir spustelėti, dažnai vėl ir vėl tuos pačius mygtukus ir piktogramas. Robotų procesų automatizavimas leidžia žmonėms kurti mažus scenarijus, vadinamus robotais, kurie perima pasikartojančių kompiuterio užduočių atlikimą. Pavyzdžiui, robotas gali būti užprogramuotas atkartoti veiksmus, kurių žmonės paprastai imtųsi, nukreipdami dokumentus arba skaitydami formas ir įvesdami informaciją į duomenų bazę.

 

     „Šiuo metu žaidimo pavadinimas yra efektyvumas“, – sako MikeSteinitzas, personalo ir konsultacijų įmonės Robert Half vyresnysis vykdomasis direktorius. "Ką turime padaryti, kad būtume efektyvesni? O tai reiškia, kad reikia automatizuoti daugybę skirtingų dalykų."

 

     Įgūdžiai, reikalingi robotams kurti, nebūtinai yra sudėtingi. Daugelis naudoja metodą, vadinamą „be kodo“ – tereikia nurodyti ir spustelėti, kad pasirinktumėte duomenų šaltinius, programas ir veiksmų tipus, kuriuos norite susieti. Microsoft Power Automate įrankis, kuris neturi kodo galimybių, buvo sparčiausiai augantis biuro produktyvumo įgūdis Udemy 2022 m.

 

     Vis dėlto kartais naudinga darbuotojams išmokti koduoti, sako Kolumbijos verslo mokyklos profesorius Ciamacas Moallemi. Pavyzdžiui, „Excel“ palaiko daugelio tipų analizes, tačiau esant tam tikram sudėtingumo lygiui arba kai duomenų kiekis išauga per didelis, lengviau atlikti skaičiavimus programavimo kalba, pvz., Python, sako dr. Moallemi.

 

     Darbuotojai neprivalo būti pagrindiniai koduotojai, nes jie gali atsisiųsti atvirojo kodo modulius, vadinamus paketais, skirtais jiems reikalingoms analizėms atlikti. „Python“ yra devintas populiariausias „LinkedIn Learning“ kursų pasiūlymas, sako M. Fisher, o „Columbia Business School“ praneša, kad daugiau, nei pusė dabartinių studentų pamokose naudoja „Python“.

 

     Dr. Moallemi taip pat rekomenduoja SQL – užklausų duomenų bazių kalbą, kuri „LinkedIn Learning“ užėmė 15 vietą. Pavyzdžiui, naudodami SQL galite gauti norimą duomenų poaibį, pvz., kaip tam tikro amžiaus klientai tam tikruose regionuose perka tam tikrus produktus.

 

     Mokymasis koduoti turi dar vieną privalumą, sako daktaras Maglaras: geresnis bendradarbiavimas. Pagrindiniai kodavimo įgūdžiai padeda verslininkams dirbti su programuotojais, duomenų mokslininkais ir naudotojų patirties dizaineriais savo komandose.

 

     Dėl tokių įrankių, kaip „ChatGPT“ tekstui ir kodui generuoti bei „Stable Diffusion“ ir „Midjourney“ vaizdams kurti, kai kurie AI lygiai yra prieinami visiems.

 

     Pavyzdžiui, „Microsoft“ ką tik paskelbė apie paslaugą, pavadintą „Copilot“, kuri DI modelius, įskaitant „OpenAI GPT-4“ – technologiją, kuria grindžiama „ChatGPT“, – perkelia į savo darbo vietos programas. Pavyzdžiui, „Word“ ir „Outlook“ galės automatiškai generuoti tekstą pagal informaciją kituose dokumentuose, o „PowerPoint“ gali kurti pristatymus pagal vartotojo instrukcijas natūralia kalba ir medžiagą iš kitų dokumentų.

 

     Nuo tada, kai lapkričio 30 d. buvo pristatytas ChatGPT, Udemy instruktoriai pradėjo daugiau, nei 300 kursų apie įrankį, įskaitant naudojimą dokumentams apibendrinti ir derinimo kodui.

 

     Allie K. Miller, dirbtinio intelekto investuotojas ir patarėjas, vadovavęs AI programoms IBM ir Amazon Web Services, sako, kad dauguma žmonių turėtų išmokti aukšto lygio dirbtinio intelekto principų tokioje klasėje, kaip AI for Everybody Coursera kurso, kurį dėsto įkūrėjas Andrew Ng, ir išbandyti visus naujus įrankius, kurie žada taupyti darbą.

 

     „Pagalvokite apie dalykus, kuriuos darote dažnai, ir taikykite dirbtinį intelektą šiai užduočiai, kad pamatytumėte, ar galite rasti 80 % efektyvumo padidėjimą tose srityse, kuriose nenorite būti ekspertu“, – sako ji. „Pavyzdžiui, aš nenoriu būti el. laiškų rašytoja - eksperte.“ [1]

 

1. Workplace Technology (A Special Report) --- The Technology Skills Every Employee Should Have Today: Many employers expect workers to be proficient in a host of tech tools. Among them: data analysis, online collaboration and project management.
Captain, Sean.  Wall Street Journal, Eastern edition; New York, N.Y. [New York, N.Y]. 20 Mar 2023: R.1.

The Technology Skills Every Employee Should Have Today

"In today's workplace, just knowing the basics of Word and Excel won't cut it anymore.

An explosion of analytical, organizational and communication technologies is remaking every aspect of office work. Whether people work in sales, marketing, project management, design or many other fields, employers expect them to manipulate and analyze data, and bundle it into slick presentations. And as remote work has become the norm, people must know the advanced features of online collaboration.

"There is no debate as to whether technology is not just an enabler, but is really a driver of disruption, of change, of value, within organizations," says Columbia Business School dean Costis Maglaras. "And as a result, [there] needs to be some core knowledge that people need to bring with them, even if they're not going to be technologists themselves."

Tech research and advisory firm Gartner's 2022 Digital Worker Survey found that the average office worker uses 11 applications on the job, and 17% use 16 or more apps.

Some of these skills can be learned on the job. But many employers expect workers to be proficient coming in, often with specific, big-name applications, says Julia Pollak, chief economist at online employment marketplace ZipRecruiter.

So, what are the tech skills that office workers need today -- and what apps do they need to know to get the job done? We asked employers, staffing agencies, consultants, educators and others to find out.

Companies are generating ever more data about sales, productivity and other aspects of business. And they expect workers to be up to speed on software that makes sense of all those numbers.

Microsoft Corp.'s Power BI and Salesforce-owned Tableau have emerged as leading data-visualization programs, says Gartner analyst Joe Mariano. The course Power BI Essential Training, for instance, was the 13th most-popular offering on LinkedIn Learning in 2022.

With pointing and clicking, and some automated AI suggestions, workers can combine multiple data sources -- such as spreadsheets, databases or customer-relationship-management software -- and turn them into charts and other graphics. Managers can see how sales break down by region, month, year or individual salespeople. Urban planners can build maps that show the flow of people around a city over the course of the day.

But it is still critical to be familiar with traditional software such as Microsoft Excel and Google Sheets from Alphabet Inc.'s Google, says LinkedIn's resident career expert, Catherine Fisher. Along with the usual tasks, says ZipRecruiter's Ms. Pollak, workers need to know advanced features such as pivot tables that allow traditional spreadsheets to do some of the things that Power BI or Tableau do, such as automatically producing reports or graphics by comparing subsets of data extracted from spreadsheets.

In fact, LinkedIn Learning's No. 2 class was in Excel, and Excel accounts for six of the top 10 office-productivity skills people are learning on online learning platform Udemy. Spreadsheet programs, whether from Microsoft or Google, were among the top skills that LinkedIn members added to their profiles last year, says Ms. Fisher.

Along with Excel or Sheets, it is essential for workers to know other traditional office programs -- Word or Google Docs, for instance, and PowerPoint or Google Slides, says Art Markman, vice provost for continuing and professional education at the University of Texas at Austin. But, again, employers don't just want people to know the basics of how to set up a document or slide deck -- they expect workers to know advanced features of the programs.

"People just have higher expectations now when they receive a document or a deck," says Ms. Pollak. "They want it to tell a compelling story. They want it to have a professional look and feel." In a presentation, that might mean adding animations to illustrate a point instead of just static images. In word processing, employers might want advanced formatting such as linking between sections of documents, Ms. Pollak says, as well as familiarity with collaborative features such as sharing and commenting.

"One of the big things that I knew that I needed to strengthen was my presentation [and] delivery skills," says Melissa Barron, a 2022 M.B.A. graduate from the University of Texas at Austin who works in strategy for grocery giant H-E-B. That involves building a lot of sophisticated decks in Microsoft PowerPoint, with advanced features including videos and custom colors. She sometimes turns to online design program Canva to create graphics.

Tools for organizing remote meetings -- such as Zoom, Google Meet, Microsoft Teams and Salesforce Inc.'s Slack -- have taken off since the pandemic. But many office workers know just the rudiments of these programs.

"When we look at Microsoft Teams specifically, people are using chat and meetings, no problem," says Mr. Mariano. "What they're not doing is using the most advanced services," such as channels for discussing specific topics or projects within a team. Employees must also know how to link other apps to these meeting programs, he says, so that they can share files and manage projects.

In addition, employers want people to know advanced features of one of the most venerable communications applications of all: email. Managing mail -- such as curating lists, sending mass mailings and writing effective subject lines -- is another top skill on LinkedIn profiles. Communication is the top skill on ZipRecruiter's Skills Index, with Microsoft Outlook ranking 20th.

Organizational and planning programs are making it easier to coordinate work through features such as task management, time tracking and file sharing.

For instance, a marketing company can automate workflows so that when one person completes a task, the next person on the flow is automatically alerted. These programs link to other apps and services, such as Google Drive, so that workers can access the relevant documents directly from the management software. And they can track time spent on each task to evaluate productivity or determine billing for clients.

Ms. Barron, for instance, uses project-management software Asana; knowledge of the program was one of the tech skills most frequently added to LinkedIn profiles in 2022. Atlassian-owned planning software Trello was also on the list. Other leading apps, according to Mr. Mariano, include ClickUp and Smartsheet. Project management is the fifth most popular tech certification, according to Credly, a service that online-educational providers use to manage their digital-credential programs.

As powerful as any software gets, using it still requires a lot of pointing and clicking, often on the same buttons and icons again and again. Robotic process automation lets people create small scripts called robots that take over the job of performing repetitive computer tasks. For instance, a robot might be programmed to replicate the steps that humans would normally take to route documents or read forms and enter the information into a database.

"The name of the game right now is efficiencies," says MikeSteinitz, senior executive director at staffing and consulting firmRobert Half. "What do we need to do to be more efficient? Which means the automation of a lot of different things."

The skills needed to create robots aren't necessarily complex. Many use a method called "no code" -- all you need to do is point and click to select data sources, applications and types of actions to link together. Microsoft's Power Automate tool, which has no-code capabilities, was the fastest-growing office-productivity skill on Udemy in 2022.

Still, it's sometimes helpful for employees to learn some coding, says Columbia Business School professor Ciamac Moallemi. For instance, Excel supports many types of analyses, but at a certain level of complexity, or when the amount of data grows too large, it's easier to do the calculations in a programming language like Python, says Dr. Moallemi.

Workers don't have to be master coders, because they can download modules of open-source code called packages designed to perform the analyses they need. Python is LinkedIn Learning's ninth most-popular course offering, says Ms. Fisher, and Columbia Business School reports that over half its current students are using Python in their classes.

Dr. Moallemi also recommends SQL, a language for querying databases, which ranked 15th on LinkedIn Learning. For instance, using SQL, you can retrieve a subset of data you want, such as how customers of certain ages in certain regions are buying certain products.

There's another benefit to learning coding, says Dr. Maglaras: better collaboration. Basic coding skills help businesspeople work with programmers, data scientists and user-experience designers in their teams.

With the explosion of tools like ChatGPT for generating text and code, and Stable Diffusion and Midjourney for creating images, some level of AI is accessible to everyone.

For instance, Microsoft just announced a service called Copilot that infuses AI models including OpenAI's GPT-4 -- the technology underlying ChatGPT -- across its workplace apps. Word and Outlook, for example, will be able to generate text automatically, based on information in other documents, or PowerPoint could create presentations based on a user's natural-language instructions and material from other documents.

Since ChatGPT was introduced on Nov. 30, instructors on Udemy have launched over 300 courses on the tool, including using it to summarize documents and debug code.

Allie K. Miller, an AI investor and adviser who led AI programs at IBM and Amazon Web Services, says most people should learn high-level principles of AI in a class such as AI for Everyone by Coursera co-founder Andrew Ng, and try out any new tools that show promise of saving work.

"Think about things that you do often, and apply AI to that task to see if you can find 80% efficiency gains on something that you don't want to be an expert in," she says. "Like, I don't want to be an expert email writer."" [1]

1. Workplace Technology (A Special Report) --- The Technology Skills Every Employee Should Have Today: Many employers expect workers to be proficient in a host of tech tools. Among them: data analysis, online collaboration and project management.
Captain, Sean.  Wall Street Journal, Eastern edition; New York, N.Y. [New York, N.Y]. 20 Mar 2023: R.1.