"Aš naudoju
Microsoft Word ir Excel ketvirtį amžiaus. Taigi, norėdamas pasinaudoti šia
"specialybe", neseniai laikiau "LinkedIn" kvalifikacijos
egzaminus, kurie būtų suteikę įgūdžių ženklelius mano profiliui svetainėje.
Man juos išlaikyti nepavyko.
Pasirodo, aš naudoju tas pačias pagrindines funkcijas ir neištyriau pažangių
funkcijų, kurios būtų galėjusios pagerinti mano darbo kokybę, sutaupyti laiko
ar abiejų.
Aš ne vienas.
Praėjusį rudenį „Gartner“ apklausoje, kurioje dalyvavo beveik 5000 darbuotojų visame
pasaulyje, tik 20 % apibūdino save, kaip savo darbe naudojamų technologijų
ekspertus. Nors atsiranda naujų technologijų (labas, ChatGPT), darbe vis dar
dominuoja tokios patikimos programos, kaip Word, Google Docs, PowerPoint ir
Gmail. Štai kodėl labai svarbu išmokti jas geriau naudoti.
Bet kuri programa
gali turėti šimtus funkcijų, tačiau kai kurios iš jų suteikia didelių
privalumų. Apklausėme pačius programinės įrangos kūrėjus ir internetinius
instruktorius (Garricką Chow iš LinkedIn Learning, Christopherį Hui iš
Springboard ir Lin Yue iš Coursera ir Macquarie Business School), kad surastume
geriausius įrankius šešiems programų tipams: tekstų rengyklėms, skaičiuoklių
programoms, pristatymų programinė įranga, el. pašto programos, susitikimų programos
ir vaizdo konferencijų programos. („Microsoft“ instrukcijos skirtos
internetinėms „Microsoft 365“ programos versijoms, išskyrus atvejus, kai tai
nurodyta.)
Štai keletas
geriausių jų pasiūlymų.
Kurkite
protingesnius dokumentus
Nesvarbu, ar tai
trumpas atmintinė, ar išsami ataskaita, daug laiko praleidžiame, kurdami
dokumentus teksto rengyklėse, pvz., Microsoft Word ir Google Docs. Štai kaip
tai padaryti lengviau.
-- Kalbėkite, o
ne spausdinkite („Word“, „Docs“): galite sutaupyti klavišų paspaudimus,
diktuodami tekstą. („Word“ spustelėkite Pagrindinis > Diktuoti; Dokumentuose
spustelėkite Įrankiai > Rašymas balsu.) Internetinė „Word“ versija (bet ne
„Dokumentai“) taip pat gali perrašyti garso failus, tarkime, iš susitikimų ar
balso atmintines telefone, taip sutaupant pinigų už transkripcijos
paslaugas.
– Nustokite
rašyti tą patį tekstą („Word“): „Word“, skirta „Windows“ (ne „Mac“ ar
prisijungus), leidžia išsaugoti dažnai naudojamo teksto fragmentus (pvz.,
ataskaitoje esantį teisinį atsisakymą), kad galėtumėte įterpti, kai tik reikia.
(Skirtuko Įterpimas grupėje Tekstas spustelėkite Greitos dalys, kad
išsaugotumėte naują tekstą arba pasirinkite iš jau išsaugotų fragmentų, kuriuos
norite įterpti.)
-- Supažindykite
skaitytojus su turiniu (Word, Docs): Turinys leidžia skaityti ilgesnius
dokumentus daug lengviau. „Word“ ir „Dokumentai“ gali juos generuoti
automatiškai, jei į dokumentą įdedate skyrių antraštes, kad pažymėtumėte skyrių
ar kitų teksto dalių pradžią.
Pirmiausia
suformatuokite jūsų dokumento skyrių antraštes, kaip tinkamą antraštės tekstą.
(Paryškinkite tekstą ir „Word“ spustelėkite „Pagrindinis“ ir išskleidžiamajame
meniu „Stiliai“ pasirinkite iš antraščių stilių; „Dokumentuose“ spustelėkite,
įrankių juostoje esantį, išskleidžiamąjį meniu, kuriame numatytasis „Įprastas
tekstas“, kad pasirinktumėte antraštės stilių.) Iš ten nurodykite programoms.
naudoti šias antraštes turiniui sukurti. („Word“ spustelėkite Nuorodos >
Įterpti turinį; Dokumentuose spustelėkite Įterpti > Turinys.) Dokumentai
taip pat gali automatiškai generuoti trumpą dokumento santrauką. (Spustelėkite
Rodyti > Rodyti kontūrą.)
-- Įveskite
pagrindinę informaciją (Dokumentai): „Google“ išmanusis drobės įrankis susieja
informaciją iš kitų „Google“ produktų ir viso žiniatinklio į darbo vietos
programinę įrangą. Dokumentuose išmanioji drobė leidžia į dokumentą įterpti
įvairių elementų. (Įveskite simbolį „@“ ir peržiūrėkite iškylantįjį meniu,
kuriame pateikiami tokie elementai, kaip šiandienos data, nuoroda į kažkieno
kontaktinę informaciją, nuorodos į failus ar kalendoriaus įvykius; arba
dokumentų, pvz., susitikimo užrašų, šablonus, kuriuose yra tokia informacija,
kaip kaip data ir dalyviai, iš įvykių kalendoriuje).
-- Atsikratykite
puslapių ribų (Dokumentai): Nors tekstų rengyklės atsirado, kaip įmantrios
rašomosios mašinėlės, dauguma dokumentų šiandien niekada nepatenka į popierių
ir jiems nereikia puslapių lūžių indikatorių. Galite jų atsisakyti įgalinę
rodinį be puslapių. (Spustelėkite Failas > Puslapio sąranka > Be
puslapių.)
Gaukite įžvalgų
iš skaičiuoklių
Skaičiuoklės gali
parodyti daug daugiau, nei pagrindinės statinės informacijos lentelės.
„Microsoft Excel“ ir „Google“ skaičiuoklės taip pat turi duomenų vizualizavimo
ir analizės galimybes.
-- Automatiškai
paryškinkite reikšmes („Excel“, „Sheets“): tarkime, kad stebite produktų
pardavimo apimtį. Galite gauti greitą apžvalgą, naudodami sąlyginį formatavimą,
kuris paryškina langelius skirtingomis spalvomis pagal jų vertę – tarkime, nuo
mažų skaičių sodriai raudonai iki didelių skaičių ryškiai žaliai. (Pažymėkite
langelius, kuriuos norite analizuoti, ir programoje „Excel“ spustelėkite
Pagrindinis puslapis > Sąlyginis formatavimas > Spalvų skalė; „Sheets“
spustelėkite Formatas > Sąlyginis formatavimas.)
– Gaukite
pasiūlymų dėl vaizdų („Excel“): norint atlikti sudėtingesnę analizę,
„Microsoft“ duomenų analizės įrankis (anksčiau vadintas „Idėjomis“) siūlo
įvairius būdus, kaip analizuoti ir kurti pasirinktų duomenų grafiką,
pavyzdžiui, kurti įvairias diagramas ir grafikus. (Spustelėkite Pagrindinis
puslapis, tada piktogramą Analizuoti duomenis, kuri atrodo kaip mažas
didinamasis stiklas skaičiuoklės viduje.)
Sukurkite dailius skaidrių rinkinius
„PowerPoint“ ir
„Google“ skaidrių grafiniai įrankiai tapo sudėtingesni, kaip ir žiūrovų
lūkesčiai. Jei neturite laiko ar noro tapti dizaino mėgėju, abi programos gali
sukurti pristatymus už jus.
– Klauskite
išdėstymo pasiūlymų („PowerPoint“, „Slides“): „PowerPoint“ ir „Slides“ gali
pasiūlyti akį traukiančius teksto ir vaizdų, kuriuos pridedate prie neapdorotų
skaidrių, maketus, įskaitant fono raštus, vaizdus, šriftus ir teksto laukelius.
Pradėkite atidarydami atitinkamus įrankius. („PowerPoint“ spustelėkite
Pagrindinis puslapis ir dizainerio piktogramą, ant kurios yra žaibas; Skaidrėse
spustelėkite Įrankiai > Naršyti, kad slinktumėte siūlomų dizainų
galerijomis.) Tada pradėkite pildyti teksto laukelius ir vilkti vaizdus ir
stebėkite siūlomus dizainus, kurie rodomi kiekvienos programos dešinėje.
– Gaukite
automatinę grafiką („PowerPoint“, „Slides“): vaizdų generatoriai gali pasiūlyti
grafinius duomenų ir teksto vaizdus, pvz., laiko juostą arba organizacijos
diagramą. Internetinėje „PowerPoint“ ir „Slides“ versijoje pirmiausia
pasirinksite grafinį stilių. („PowerPoint“ spustelėkite Įterpti >
„SmartArt“; skaidrėse spustelėkite Įterpti > Diagrama. Pasirinkite norimą
stilių ir konkretų grafiką.) „PowerPoint“ turi tam tikrą galimybę interpretuoti
tekstą, pavyzdžiui, atpažinti, kad įvykių sąrašas yra laiko juosta. - ir iš
anksto užpildykite teksto laukelius. „Slides“ yra labiau rankinis atskirų
langelių pildymo procesas.
Sutvarkykite
gautuosius
Nors komandos
bendravimo programos, pvz., „Slack“ (kurią netrukus pasieksime), pradėjo
gerai veikti, el. paštas išlieka labai svarbus, ypač bendraujant su žmonėmis, nepriklausančiais
jūsų įmonei. Tuo pačiu metu pašto dėžutės tapo sudėtinga labai svarbių ir
visiškai nereikšmingų pranešimų rinkiniu, tačiau yra būdų, kaip juos tvarkyti
efektyviau.
- Filtruokite
pranešimus pagal temą ir svarbą (Outlook, Gmail): per lengva praleisti svarbų
el. laišką ir pernelyg nuobodu juos visus pateikti. Išvenkite abiejų problemų
kurdami taisykles, naudodami tokius kriterijus kaip siuntėjas arba subjektas,
kad atliktumėte tokius veiksmus, kaip laiškų surašymas į aplankus arba perkėlimas
į gautųjų viršų. („Outlook“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pranešimą ir
spustelėkite Išplėstiniai veiksmai > Kurti taisyklę; „Gmail“ spustelėkite
žymės langelį šalia pranešimo, spustelėkite trijų taškų piktogramą lango
viršuje, dešinėje ir pasirinkite Filtruoti tokius pranešimus.)
-- El. laiškus
paverskite darbais (Outlook, Gmail): į daugybę el. laiškų reikalaujama
atsakymo, tačiau netvarkingi gautieji sudaro niūrų darbų sąrašą. Vietoj to,
perkelkite juos į tinkamą kontrolinio sąrašo programą. („Outlook“ dešiniuoju
pelės mygtuku spustelėkite pranešimą, tada spustelėkite Išplėstiniai veiksmai
> Kurti užduotį; „Gmail“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką ir
spustelėkite Pridėti prie užduočių.) Šiuos elementus galite rasti „Microsoft To
Do“ programoje, esančioje kairėje šoninėje juostoje arba „Google Tasks“
programoje dešinėje šoninėje juostoje.
– Stebėkite
svarbius el. laiškus („Outlook“, „Gmail“): Kitas būdas išlaikyti el. laiškus
matomus – juos „prisegti“, kad jie liktų gautųjų viršuje. („Outlook“ užveskite
pelės žymeklį virš pranešimo ir spustelėkite smeigtuko piktogramą dešinėje;
„Gmail“ spustelėkite žvaigždės piktogramą, esančią pranešimo kairėje,
spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame programos kampe,
slinkite žemyn iki Gautųjų tipas ir spustelėkite Pirmiausia pažymėta
žvaigždute.) „Gmail“ taip pat galite nustatyti, kad el. laiškas ateityje būtų
rodomas gautųjų viršuje. (Užveskite pelės žymeklį virš pranešimo ir dešinėje
spustelėkite laikrodžio piktogramą „Snausti“, tada pasirinkite laiką, kada jis
bus grąžintas.)
Geriau
bendradarbiauk
Jūsų el. laiškų
antplūdis – ypač gausybė atsakymo į visus pranešimus – gali būti dar blogiau,
jei ne bendradarbiavimo pokalbių programos, tokios kaip „Microsoft Teams“ ir
„Salesforce's Slack“. Tačiau šios programos siūlo daug daugiau, nei grupiniai
pokalbiai.
– Į pokalbį
įtraukite kitas programas („Teams“, „Slack“): „Teams“ ir „Slack“ integruojami
su šimtais programų, kurias bendradarbiai gali pasiekti tiesiogiai, pvz.,
bendradarbiauti, naudodami „Excel“ skaičiuoklę, įterptą „Teams“ pokalbio lange,
arba naršyti „Google“ disko failus ir aplankus. iš Slack vidaus. („Teams“
pasiekite programas, pvz., „Word“, spustelėdami komandą arba pokalbį, tada
spustelėkite „+“ ženklą viršutiniame dešiniajame kampe, kad ieškotumėte
programos. Pasiekite saugyklą debesyje, pvz., „Google“ diską arba „Dropbox“,
spustelėdami failų piktogramą kairėje pusėje, tada spustelėkite Pridėti
saugyklą debesyje. Slack spustelėkite programos mygtuką kairiosios srities
viršuje. Gali tekti pirmiausia spustelėti mygtuką Daugiau, kad patektumėte į
programas.)
– Perkelkite
svarbius pranešimus į viršų („Teams“, „Slack“): kaip ir el. pašto programose,
taip pat galite „prisegti“ svarbius pranešimus bendradarbiavimo programų
viršuje. (Užveskite pelės žymeklį virš pranešimo ir spustelėkite trijų taškų
piktogramą „Daugiau“. Komandose spustelėkite Prisegti, o „Slack“ spustelėkite
Prisegti prie kanalo.)
-- Išvalykite
kanalus („Slack“): „Slack“ leidžia suskirstyti įvairias komandas, projektus ar
pokalbius į kanalus. Norėdami sumažinti netvarką, mokamų planų vartotojai gali
grupuoti kanalus į skyrius. (Kairėje šoninėje juostoje spustelėkite Kanalai
> Kurti > Kurti skiltį, pridėkite pavadinimą ir vilkite į ją kitus
kanalus.) Bet kurio plano naudotojai gali sukurti šoninės juostos skyrių,
kuriame būtų rodomi tik neskaityti pranešimai (viršuje dešinėje spustelėkite
savo profilio nuotrauką, tada – „Nuostatos“). > Šoninę juostą ir pažymėkite
laukelį šalia Neskaityti.)
Organizuoti
vaizdo konferencijas
Nors „Slack“,
„Teams“ ir „Google Meet“ teikia videokonferencijas, tik Zoom tapo veiklos
veiksmažodžiu. Net jei jūsų įmonė naudoja kitą platformą, jums vis tiek gali
prireikti „Zoom“ žmonėms už įmonės ribų. Ir „Zoom“ turi keletą funkcijų, kurios
supaprastina procesą.
-- Pašalinkite
planavimo pragarą: eiti pirmyn ir atgal nustatyti susitikimo laiką gali būti
varginantis. Vietoj to naudokite mastelio keitimo planuoklį (už kurį reikia
mokėti papildomą mokestį), kad sukurtumėte tinklalapį, kuriame žmonės galėtų
užsiregistruoti vienam iš jūsų galimų laikotarpių. (Svetainėje spustelėkite
Mano paskyra viršutiniame dešiniajame kampe, tada kairėje šoninėje juostoje
spustelėkite Planuoklis.)
– Gaukite
susitikimo santrauką: neturite susitikimo užrašų? Naujoji „Zoom IQ Meeting
Summary“ funkcija gali parengti santrauką ir pasiūlyti veiksmus po susitikimo.
Šiuo metu ji yra nemokama bandomoji versija Zoom Pro ir naujesnėms paskyroms;
„Zoom“ nepasakė, kada jis pradės reikalauti mokesčio ar kiek. (Mastelio keitimo žiniatinklio
portale spustelėkite Mano paskyra. Kairėje šoninėje juostoje spustelėkite
Paskyros valdymas > Paskyros nustatymai, tada spustelėkite skirtuką
Susitikimas. Slinkite keliais puslapiais žemyn iki Susitikime (išplėstinė) ir
spustelėkite jungiklį šalia Susitikimo suvestinė su Mastelio IQ.)“ [1]